Συμμόρφωση
Συμμόρφωση & Τεκμηρίωση
Τεχνικά μέτρα και τεκμηρίωση υπηρεσίας που υποστηρίζουν τις δικές σας υποχρεώσεις διατήρησης και προστασίας δεδομένων.
Η αντίφαση
Η αντίφαση που πρέπει να διαχειριστείτε
Από τη μία οι φορολογικοί έλεγχοι μπορούν κατ’ εξαίρεση να ανατρέξουν έως και 10 χρόνια, οπότε μπορεί να χρειάζεται αντίστοιχη κάλυψη όταν εφαρμόζεται τέτοια εξαίρεση. Από την άλλη το GDPR σας υποχρεώνει να διαγράφετε αρχεία όταν δεν χρειάζονται πια. Η σωστή ισορροπία είναι ένα τεκμηριωμένο πρόγραμμα που επιλέγετε με τον νομικό ή φορολογικό σας σύμβουλο.
Φορολογικός κώδικας
Νόμος 5104/2024, Ελληνικός Φορολογικός Κώδικας
Ορίζει βάση διαφύλαξης 5 ετών, συνδεδεμένη με την παραγραφή του δικαιώματος ελέγχου: 5 έτη βάση (+1 σε ειδικές περιπτώσεις), έως 10 μόνο κατ’ εξαίρεση, όπως σε μη υποβολή δήλωσης ή νέα στοιχεία. Η περίοδος διατήρησης της υπηρεσίας καθορίζεται γραπτώς ανά κατηγορία δεδομένων στο Έντυπο Παραγγελίας, βάσει των οδηγιών και της νομικής ή επαγγελματικής αξιολόγησης του πελάτη.
Προστασία δεδομένων
GDPR Άρθρο 32 + Άρθρο 17
Το Άρθρο 32 απαιτεί κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την ασφάλεια των δεδομένων (κρυπτογράφηση, ανθεκτικότητα, δοκιμές επαναφοράς). Το Άρθρο 17 απαιτεί διαγραφή όταν ο σκοπός επεξεργασίας λήξει.
Ετοιμότητα ελέγχου
Τεκμηρίωση που μπορεί να ζητηθεί σε έλεγχο
Ανάλογα με το αντικείμενο ενός ελέγχου, μπορεί να χρειαστεί να παρουσιάσετε:
- Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων (DPA) με κάθε προμηθευτή cloud
- Μητρώο δραστηριοτήτων επεξεργασίας
- Τεκμηρίωση τεχνικών μέτρων κατά Άρθρο 32
- Αποδεικτικά τακτικών δοκιμών επαναφοράς
- Πολιτική διατήρησης & διαγραφής με αποδεικτικά εκτέλεσης
Η ArvaSafe παρέχει και ανανεώνει τα τμήματα αυτής της τεκμηρίωσης που αφορούν τη δική της υπηρεσία. Η συνολική συμμόρφωση και το γενικό μητρώο παραμένουν ευθύνη της επιχείρησής σας.
Παραδοτέα
Έγγραφα που σας παραδίδουμε
Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων
Νομικά έγκυρη DPA υπογεγραμμένη και από τις δύο πλευρές, με ρητούς όρους εμπιστευτικότητας και υπο-επεξεργαστές.
Φάκελος Άρθρου 32
Τεκμηρίωση των τεχνικών και οργανωτικών μέτρων που εφαρμόζει η ArvaSafe για τη συγκεκριμένη υπηρεσία.
Εγγραφή υπηρεσίας για το μητρώο επεξεργασίας
Παρέχουμε συμπληρωμένη εγγραφή για την υπηρεσία ArvaSafe, ώστε να μπορεί να ενσωματωθεί στο γενικό μητρώο δραστηριοτήτων επεξεργασίας του πελάτη.
Ευρωπαϊκή κυριαρχία
Περιοχές και πάροχοι επεξεργασίας
Το περιεχόμενο των αντιγράφων ασφαλείας αποθηκεύεται στην επιλεγμένη περιοχή αποθήκευσης που καταγράφεται στο Έντυπο Παραγγελίας και στο DPA. Περιορισμένα δεδομένα διαχείρισης, υποστήριξης, ιστοτόπου ή επικοινωνίας μπορεί να υποβάλλονται σε επεξεργασία από τους δηλωμένους παρόχους και υπο-εκτελούντες.
Νομικές πηγές
Συμμόρφωση ανά επάγγελμα
Κάθε κλάδος έχει τις δικές του υποχρεώσεις τήρησης αρχείων. Δείτε τη νομοθεσία που αφορά συγκεκριμένα το δικό σας.
Λογιστικά Γραφεία
Ν.5104/2024, myDATA, e-τιμολόγηση και πότε μπορεί να δικαιολογείται διατήρηση πέρα από την πενταετή βάση.
Δείτε λεπτομέρειεςΣυμβολαιογράφοι
Χαρτιά βιβλία καταργήθηκαν τον Μάιο 2024, τώρα κάθε συμβολαιογραφική πράξη ζει ψηφιακά, εσαεί.
Δείτε λεπτομέρειεςΑσφαλιστικά Γραφεία
Ν.4583/2018, τεκμηρίωση αναγκών πελάτη, αρχεία συμβολαίων και αυξημένη προστασία για δεδομένα υγείας και ζημιών.
Δείτε λεπτομέρειεςΔικηγορικά Γραφεία
Το δικηγορικό απόρρητο (Ν.4194/2013) γίνεται τεχνική απαίτηση όταν συνδυάζεται με το Άρθρο 32 GDPR.
Δείτε λεπτομέρειεςΙατρεία & Κλινικές
Ν.3418/2005: 10 έτη νόμιμο ελάχιστο για ιατρεία, 20 για κλινικές, το πιο αυστηρό όριο διατήρησης σε όλους τους κλάδους.
Δείτε λεπτομέρειεςΝομικές πηγές
Τα άρθρα και οι νόμοι πίσω από αυτή τη σελίδα
Οι υποχρεώσεις σε αυτή τη σελίδα προκύπτουν από την κύρια νομοθεσία. Διαβάστε τις πηγές απευθείας: