Ασφαλιστικά Γραφεία
Ο φάκελος ασφάλισης πρέπει να αποδεικνύει τι ζήτησε ο πελάτης, τι του προτάθηκε και ποια έκδοση συμβολαίου ή γνωστοποίησης έλαβε.
Νομοθεσία
Πριν από τη σύναψη, ο διανομέας καταγράφει τις απαιτήσεις και ανάγκες του πελάτη και παρέχει κατανοητές πληροφορίες για το προϊόν. Η τεκμηρίωση της πρότασης, των γνωστοποιήσεων και της έκδοσης του IPID είναι μέρος του αποδεικτικού φακέλου της πώλησης.
Όταν οι προσυμβατικές πληροφορίες δίνονται ηλεκτρονικά, πρέπει να παραμένουν προσβάσιμες για όσο εύλογα χρειάζεται ο πελάτης. Το backup πρέπει να διατηρεί το ίδιο το έγγραφο και την εκδοχή του, όχι μόνο έναν σύνδεσμο προς πύλη τρίτου.
Για προϊόντα που εμπίπτουν στον Κανονισμό (ΕΕ) 2017/2359, το Άρθρο 19 απαιτεί αρχεία της αξιολόγησης καταλληλότητας ή συμβατότητας, των πληροφοριών του πελάτη και των συμφωνημένων εγγράφων τουλάχιστον για τη διάρκεια της σχέσης.
Ιατρικά δικαιολογητικά, πραγματογνωμοσύνες, οικονομικά στοιχεία και έγγραφα ταυτοποίησης δεν έχουν όλα το ίδιο επίπεδο ευαισθησίας. Απαιτούν περιορισμένη πρόσβαση και τεκμηριωμένη δυνατότητα έγκαιρης αποκατάστασης.
Σχέδιο επαναφοράς
Ένα ασφαλιστικό γραφείο χρειάζεται συνεκτική επαναφορά του ιστορικού πώλησης και εξυπηρέτησης, όχι ένα ασύνδετο σύνολο αρχείων.
Η καταγραφή αναγκών, η πρόταση, το IPID, οι όροι, οι πρόσθετες πράξεις και τα αποδεικτικά αποστολής πρέπει να συνδέονται με τον ίδιο πελάτη και τη σωστή έκδοση προϊόντος.
Δηλώσεις, φωτογραφίες, πραγματογνωμοσύνες, ιατρικά δικαιολογητικά και αλληλογραφία χρειάζονται αυστηρότερη πρόσβαση και προτεραιότητα επαναφοράς για ενεργές απαιτήσεις.
Η πρόσβαση στην πύλη του παρόχου δεν αντικαθιστά το τοπικό αποδεικτικό αρχείο. Οι συμφωνημένες εξαγωγές και τα αποδεικτικά συναλλαγών πρέπει να περιλαμβάνονται ρητά στο πεδίο backup.
Η εφαρμοστέα περίοδος διατήρησης εξαρτάται από το προϊόν, τη σχέση με τον πελάτη, τυχόν ζημιά ή διαφορά και την επαγγελματική ή νομική αξιολόγηση του γραφείου. Δεν ορίζεται μία γενική περίοδος για όλα τα αρχεία.
Πρακτικές απαντήσεις
Ο φάκελος πρέπει να δείχνει ποια ανάγκη κατέγραψε το γραφείο, ποια πρόταση έκανε και ποια έκδοση ενημέρωσης ή συμβολαίου έλαβε ο πελάτης. Αν αποθηκεύεται μόνο το τελευταίο αρχείο, μπορεί να χαθεί η ακολουθία που εξηγεί τι ίσχυε κατά τον χρόνο της συναλλαγής.
Η επαναφορά πρέπει να γίνεται σε ελεγχόμενο φάκελο με τα ίδια ή αυστηρότερα δικαιώματα από το αρχικό περιβάλλον. Ιατρικά δικαιολογητικά, πραγματογνωμοσύνες και έγγραφα ταυτοποίησης δεν πρέπει να επανέρχονται σε κοινόχρηστο χώρο μόνο για λόγους ευκολίας.
Η πύλη τρίτου μπορεί να είναι χρήσιμη πηγή, αλλά δεν αποτελεί από μόνη της σχέδιο συνέχειας για το γραφείο. Η πρόσβαση, η περίοδος διαθεσιμότητας και οι εκδόσεις που κρατά ο πάροχος δεν ελέγχονται από το γραφείο, ενώ τοπικά έγγραφα αναγκών, αλληλογραφία και φάκελοι ζημιών μπορεί να μην υπάρχουν εκεί.
Η Λύση
Πηγές
Σχετικοί κλάδοι
Κάθε κλάδος έχει διαφορετικό φάκελο εργασίας, δικαιώματα πρόσβασης και σειρά επαναφοράς.
Επικοινωνία
Δύο απλοί τρόποι να ξεκινήσουμε. Διαλέξτε αυτόν που σας βολεύει, και τα δύο φτάνουν απευθείας σε εμένα.
Επιλογή 1, Πιο γρήγορο
Επιλέξτε ώρα που σας βολεύει. Θα εξετάσω το σημερινό backup, θα απαντήσω σε ερωτήσεις για την υπηρεσία και θα εξηγήσω τι μπορεί να καλύψει η ArvaSafe, χωρίς δέσμευση.
Το πρόγραμμα ραντεβού παρέχεται από το Google Calendar. Ανοίγοντάς το, διαβιβάζονται τεχνικά στοιχεία στη Google.
Επιλογή 2, Στείλτε στοιχεία
Προτιμάτε email; Πείτε μας λίγα για την επιχείρησή σας και τι χρειάζεστε. Απαντάμε εντός 1 εργάσιμης ημέρας με γραπτή προσφορά.
