Επαγγελματικό απόρρητο, Κώδικας Συμβολαιογράφων, Ν.2830/2000 Άρθρα 1, 8, 13
Κατοχυρώνει απόλυτο επαγγελματικό απόρρητο και διαρκή υποχρέωση διαφύλαξης των συμβολαιογραφικών πράξεων.
Συμβολαιογράφοι
Συμμόρφωση για συμβολαιογραφεία
Η ψηφιοποίηση των Βιβλίων Μεταγραφών και Υποθηκών σήμανε το τέλος του χαρτιού, και τη μεγαλύτερη ψηφιακή έκθεση του κλάδου.
Νομοθεσία
Οι υποχρεώσεις σας
Υποχρεωτικά ηλεκτρονικά Βιβλία Μεταγραφών & Υποθηκών, Απόφαση ΠΡ 1187/2427324/2024
Από τον Μάιο 2024, η τήρηση είναι αποκλειστικά ηλεκτρονική (Ελληνικό Κτηματολόγιο), τα χάρτινα βιβλία καταργήθηκαν.
e-notariat, myPROPERTY και ψηφιακό Μητρώο Διαθηκών, Ν.5221/2025 Άρθρα 119–122
Κάθε συμβολαιογράφος διαχειρίζεται πλέον ευαίσθητα κρυπτογραφικά tokens και ψηφιακές δηλώσεις φόρου μεταβίβασης.
Καταπολέμηση ξεπλύματος, Ν.4557/2018
Οι συμβολαιογράφοι είναι «υπόχρεα πρόσωπα» με πενταετή υποχρέωση τήρησης αρχείων KYC.
Σχέδιο επαναφοράς
Η αλυσίδα μιας ψηφιακής πράξης
Η αξία του backup δεν είναι μόνο να επιστρέψει ένα PDF, αλλά να διατηρήσει τη σύνδεση ανάμεσα στην πράξη, τα παραρτήματα και τα αποδεικτικά των κρατικών πλατφορμών.
Πράξη, σχέδια και παραρτήματα
Το τελικό σώμα της πράξης, τα σχέδια, οι εξουσιοδοτήσεις και τα δικαιολογητικά πρέπει να επανέρχονται στην ίδια υπόθεση χωρίς να χάνεται ποια έκδοση υπογράφηκε.
Κτηματολόγιο και myPROPERTY
Αποδεικτικά υποβολής, αριθμοί πρωτοκόλλου, δηλώσεις φόρου και διορθώσεις χρειάζονται κοινή χρονολογική αλυσίδα με τα έγγραφα που τα παρήγαγαν.
Όρια κρυπτογραφικών μέσων
Τα μυστικά κλειδιά και τα PIN των διατάξεων υπογραφής δεν αντιγράφονται ως κοινά αρχεία. Το σχέδιο ανάκαμψης καταγράφει ξεχωριστά τις εφαρμογές, τα πιστοποιητικά δημοσίου μέρους και τη διαδικασία επανέκδοσης.
Η ΑΠΔΠΧ δέχθηκε 1.414 καταγγελίες μόνο το 2023 και τα πρόστιμα κλιμακώνονται κάθε χρόνο, η ψηφιακή τεκμηρίωση δεν είναι πλέον προαιρετική για κανέναν κλάδο που χειρίζεται ευαίσθητα προσωπικά ή περιουσιακά δεδομένα.
Πρακτικές απαντήσεις
Συχνές ερωτήσεις για συμβολαιογράφοι
Η ηλεκτρονική υποβολή μιας πράξης αντικαθιστά το τοπικό αρχείο του συμβολαιογράφου;
Όχι. Η υποβολή σε μια δημόσια ή κλαδική πλατφόρμα δεν διατηρεί υποχρεωτικά τα προσχέδια, τα δικαιολογητικά, τις υπογεγραμμένες εκδόσεις, τα αποδεικτικά υποβολής και την αλληλογραφία ως ενιαίο φάκελο. Το backup πρέπει να σχεδιάζεται γύρω από τον πλήρη φάκελο πράξης που συμφωνείται ως πεδίο προστασίας.
Ποια αρχεία έχουν προτεραιότητα μετά από απώλεια σταθμού εργασίας;
Προτεραιότητα έχουν συνήθως οι ενεργές πράξεις με προθεσμίες: το τελευταίο ελεγμένο προσχέδιο, τα δικαιολογητικά, η υπογεγραμμένη έκδοση όταν υπάρχει και τα αποδεικτικά των σχετικών υποβολών. Η ακριβής σειρά επαναφοράς καταγράφεται στο Έντυπο Παραγγελίας και δοκιμάζεται σε συμφωνημένο σενάριο.
Καλύπτονται αυτόματα οι βάσεις δεδομένων συμβολαιογραφικών εφαρμογών;
Η βασική υπηρεσία καλύπτει αρχεία και φακέλους στους συμφωνημένους σταθμούς. Μια εφαρμογή ή βάση δεδομένων χρειάζεται ξεχωριστή τεχνική αξιολόγηση για να επιβεβαιωθούν ο σωστός τρόπος λήψης αντιγράφου, η συνέπεια των δεδομένων και η διαδικασία επαναφοράς της.
Η Λύση
Πώς το καλύπτει η ArvaSafe
- Backup των ψηφιακών αρχείων και φακέλων που περιλαμβάνονται στο γραπτό πεδίο υπηρεσίας
- Η περίοδος διατήρησης καθορίζεται γραπτώς ανά κατηγορία δεδομένων στο Έντυπο Παραγγελίας, βάσει των οδηγιών και της νομικής ή επαγγελματικής αξιολόγησης του πελάτη
- Τυχόν αμεταβλητότητα εφαρμόζεται μόνο όταν έχει καθοριστεί γραπτώς στα συμβατικά έγγραφα
- Η επιλεγμένη περιοχή αποθήκευσης και οι σχετικοί πάροχοι καταγράφονται στο Έντυπο Παραγγελίας και στο DPA
Πηγές
Επίσημες αναφορές
Σχετικοί κλάδοι
Συγκρίνετε ανάγκες τεκμηρίωσης και επαναφοράς
Κάθε κλάδος έχει διαφορετικό φάκελο εργασίας, δικαιώματα πρόσβασης και σειρά επαναφοράς.
Λογιστικά ΓραφείαΝ.5104/2024, myDATA, e-τιμολόγηση και πότε μπορεί να δικαιολογείται διατήρηση πέρα από την πενταετή βάση.Ασφαλιστικά ΓραφείαΝ.4583/2018, τεκμηρίωση αναγκών πελάτη, αρχεία συμβολαίων και αυξημένη προστασία για δεδομένα υγείας και ζημιών.Δικηγορικά ΓραφείαΤο δικηγορικό απόρρητο (Ν.4194/2013) γίνεται τεχνική απαίτηση όταν συνδυάζεται με το Άρθρο 32 GDPR.Ιατρεία & ΚλινικέςΝ.3418/2005: 10 έτη νόμιμο ελάχιστο για ιατρεία, 20 για κλινικές, το πιο αυστηρό όριο διατήρησης σε όλους τους κλάδους.