Λογιστικά Γραφεία
Η διαφύλαξη λογιστικών αρχείων δένεται με την παραγραφή του φορολογικού ελέγχου, και αυτό αλλάζει τι σημαίνει «αρκετό backup».
Νομοθεσία
Η βάση διαφύλαξης είναι πέντε (5) έτη από τη λήξη του φορολογικού έτους, αλλά δένεται με την παραγραφή του δικαιώματος ελέγχου (Άρθρο 37) ή με τελεσιδικία εκκρεμούς υπόθεσης. Το Άρθρο 37 θέτει παραγραφή 5 ετών βάση (+1 έτος σε ειδικές περιπτώσεις), φτάνοντας τα 10 έτη εξαιρετικά (μη υποβολή δήλωσης, νέα στοιχεία). Μεγαλύτερη περίοδος μπορεί να είναι κατάλληλη όταν εφαρμόζεται εξαίρεση του Άρθρου 37 ή το δικαιολογεί επαγγελματική συμβουλή.
Υποχρεωτική διαβίβαση δεδομένων τιμολογίων/εξόδων σε πραγματικό χρόνο. Το myDATA κρατά τα στοιχεία που στείλατε στην εφορία, όχι τα ίδια τα αρχεία σας, τη βάση του λογιστικού λογισμικού ή τους φακέλους πελατών.
Φάση Α (κύκλος εργασιών >€1 εκατ.): από 2 Μαρτίου 2026. Φάση Β (όλοι): από 1 Οκτωβρίου 2026.
Οι αδειοδοτημένοι λογιστές υπέχουν υποχρέωση εμπιστευτικότητας για τα δεδομένα πελατών που διαχειρίζονται (Απόφαση 57088/2013, Άρθρο 8).
Ρητά απαιτεί «την ικανότητα αποκατάστασης της διαθεσιμότητας και πρόσβασης σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε εύθετο χρόνο», δηλαδή, τεκμηριωμένη ικανότητα backup/restore.
Σχέδιο επαναφοράς
Η συνέχεια ενός λογιστικού γραφείου δεν εξαρτάται από ένα μόνο έγγραφο, αλλά από τη δυνατότητα να συνδεθούν ξανά βιβλία, παραστατικά και υποβολές.
Η βάση ή η υποστηριζόμενη εξαγωγή του λογιστικού λογισμικού, τα πρωτογενή παραστατικά και οι αντιστοιχίσεις που χρειάζονται για συμφωνία με το myDATA πρέπει να έχουν κοινό σημείο επαναφοράς.
Αρχεία μισθοδοσίας, συμβάσεις και στοιχεία εργαζομένων χρειάζονται ξεχωριστά δικαιώματα και ελεγχόμενη επαναφορά, επειδή δεν πρέπει να είναι ορατά σε κάθε χρήστη του γραφείου.
Δηλώσεις, αποδεικτικά υποβολής, αλληλογραφία και εκδόσεις διορθώσεων πρέπει να ανακτώνται μαζί ώστε το γραφείο να μπορεί να τεκμηριώσει τι υποβλήθηκε, πότε και από ποια στοιχεία.
Επιβολή
Δύο υποθέσεις που δείχνουν πού εστιάζει η εποπτεία στον κλάδο σας:
Πρόστιμο για ανεπαρκή μέτρα ασφάλειας και αντιγράφων ασφαλείας (Άρθρα 5(1)(στ) και 32 GDPR), σημείο αναφοράς για τον κλάδο.
Επίπληξη σε λογιστή για επεξεργασία δεδομένων κληρονόμου χωρίς νόμιμη βάση.
Πρακτικές απαντήσεις
Όχι. Το myDATA περιέχει τα δεδομένα που έχουν διαβιβαστεί στην ΑΑΔΕ, όχι κατ’ ανάγκη τη βάση του λογιστικού λογισμικού, τα πρωτογενή παραστατικά, τις αντιστοιχίσεις, τη μισθοδοσία ή την αλληλογραφία του πελάτη. Η διαδικασία επαναφοράς πρέπει να καλύπτει το συμφωνημένο σύνολο τοπικών αρχείων και, όπου χρειάζεται, την εφαρμογή ή μια υποστηριζόμενη εξαγωγή της.
Η δοκιμή πρέπει να ακολουθεί πραγματικό σενάριο εργασίας: επαναφορά επιλεγμένων παραστατικών, εξαγωγών ή βάσης που έχει ενταχθεί στο πεδίο, έλεγχος ότι ανοίγουν με το κατάλληλο λογισμικό και επιβεβαίωση ότι οι περιορισμένοι φάκελοι, όπως η μισθοδοσία, παραμένουν προσβάσιμοι μόνο στους εξουσιοδοτημένους χρήστες.
Δεν εφαρμόζεται ένας ενιαίος κανόνας δέκα ετών σε κάθε αρχείο και υπόθεση. Η περίοδος διατήρησης καθορίζεται ανά κατηγορία δεδομένων, λαμβάνοντας υπόψη τη βασική φορολογική περίοδο, τυχόν εξαιρέσεις ή εκκρεμότητες και τη συμβουλή του φορολογικού ή νομικού συμβούλου. Η ArvaSafe εφαρμόζει το πρόγραμμα που συμφωνείται γραπτώς.
Η Λύση
Σχετικοί κλάδοι
Κάθε κλάδος έχει διαφορετικό φάκελο εργασίας, δικαιώματα πρόσβασης και σειρά επαναφοράς.
Επικοινωνία
Δύο απλοί τρόποι να ξεκινήσουμε. Διαλέξτε αυτόν που σας βολεύει, και τα δύο φτάνουν απευθείας σε εμένα.
Επιλογή 1, Πιο γρήγορο
Επιλέξτε ώρα που σας βολεύει. Θα εξετάσω το σημερινό backup, θα απαντήσω σε ερωτήσεις για την υπηρεσία και θα εξηγήσω τι μπορεί να καλύψει η ArvaSafe, χωρίς δέσμευση.
Το πρόγραμμα ραντεβού παρέχεται από το Google Calendar. Ανοίγοντάς το, διαβιβάζονται τεχνικά στοιχεία στη Google.
Επιλογή 2, Στείλτε στοιχεία
Προτιμάτε email; Πείτε μας λίγα για την επιχείρησή σας και τι χρειάζεστε. Απαντάμε εντός 1 εργάσιμης ημέρας με γραπτή προσφορά.
