Τήρηση ιατρικών αρχείων, Κώδικας Ιατρικής Δεοντολογίας, Ν.3418/2005 Άρθρο 14
Νόμιμο ελάχιστο 10 έτη για ιδιωτικά ιατρεία, 20 έτη για κλινικές, το πιο αυστηρό ρητό όριο διατήρησης απ' όλους τους κλάδους που εξυπηρετούμε.
Ιατρεία & Κλινικές
Συμμόρφωση για ιατρεία και κλινικές
Η υγεία έχει τις πυκνότερες αλληλεπικαλυπτόμενες ψηφιακές υποχρεώσεις, και το μεγαλύτερο νόμιμο ελάχιστο όριο διατήρησης αρχείων.
Ξεχωριστή εκτίμηση για ιατρικά συστήματα
Ιατρεία, κλινικές και συστήματα ηλεκτρονικών ιατρικών αρχείων εξετάζονται κατά περίπτωση. Δεν παρουσιάζουμε την υπηρεσία ως έτοιμη λύση συμμόρφωσης για ιατρικά περιβάλλοντα, το πεδίο και τα κατάλληλα μέτρα συμφωνούνται γραπτώς πριν από κάθε ενεργοποίηση.
Νομοθεσία
Οι υποχρεώσεις σας
Ατομικός Ηλεκτρονικός Φάκελος Υγείας (ΑΗΦΥ), Ν.4600/2019 Άρθρο 84
Υποχρεώνει κάθε γιατρό που τηρεί φάκελο ασθενούς να καταγράφει δεδομένα εξέτασης στον ΑΗΦΥ. Προβλέπει ποινικές κυρώσεις έως 10 έτη φυλάκιση και €50.000 για παράνομη πρόσβαση.
Ειδικές κατηγορίες δεδομένων, Άρθρο 9 GDPR
Τα δεδομένα υγείας απαιτούν αυξημένα μέτρα προστασίας πέραν των συνήθων προσωπικών δεδομένων.
Ηλεκτρονική συνταγογράφηση, Ν.3892/2010, Ν.4600/2019 Άρθρο 90, Ν.4812/2021 Άρθρο 78
Υποχρεωτική για γιατρούς και φαρμακεία που συμβάλλονται με ασφαλιστικούς φορείς, επεκτεινόμενη στα ναρκωτικά και το Ηλεκτρονικό Βιβλίο Ναρκωτικών.
Σχέδιο επαναφοράς
Κλινική συνέχεια, όχι απλή αντιγραφή αρχείων
Στην υγεία, η σειρά επαναφοράς επηρεάζει τη φροντίδα: ο φάκελος, οι εικόνες και τα αποτελέσματα πρέπει να επιστρέψουν συνεκτικά και μόνο στους σωστούς χρήστες.
Συνεπής βάση ιατρικού φακέλου
Η βάση του EMR, τα συνημμένα και τα μεταδεδομένα δεν πρέπει να αντιγράφονται αποσπασματικά. Απαιτείται υποστηριζόμενη μέθοδος backup της εφαρμογής και δοκιμή σε απομονωμένο περιβάλλον.
Απεικονίσεις και εργαστηριακά αποτελέσματα
DICOM, εξαγωγές συσκευών και αποτελέσματα εξετάσεων μπορεί να βρίσκονται εκτός του κύριου φακέλου. Κάθε πηγή καταγράφεται ξεχωριστά μαζί με τον τρόπο σύνδεσής της στον ασθενή.
Προτεραιότητα και ελεγχόμενη πρόσβαση
Ενεργοί ασθενείς, πρόγραμμα ραντεβού και κρίσιμα αποτελέσματα χρειάζονται συμφωνημένη σειρά επαναφοράς. Η πρόσβαση μετά την ανάκαμψη πρέπει να διατηρεί ρόλους και αρχεία ελέγχου.
Επιβολή
Πρόσφατη επιβολή
Τρεις υποθέσεις που δείχνουν ακριβώς τι ελέγχει η ΑΠΔΠΧ στον κλάδο σας:
ΑΠΔΠΧ Απόφαση 36/2022, €30.000
Πρόστιμο σε διαγνωστικό κέντρο για απώλεια εικόνων μαστογραφίας, η συσκευή τις κρατούσε τοπικά μόνο τρεις μήνες. Ακριβώς η αποτυχία που αποτρέπει το managed backup.
ΑΠΔΠΧ Απόφαση 11/2025, €5.000
Πρόστιμο σε γιατρό IVF/μαιευτικής για μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε ηλεκτρονικό αρχείο πρώην ασθενούς.
ΑΠΔΠΧ Απόφαση 37/2024, €15.000
Πρόστιμο σε γιατρό για χρήση αριθμών τηλεφώνου ασθενών νοσοκομείου σε πολιτική SMS καμπάνια.
Πρακτικές απαντήσεις
Συχνές ερωτήσεις για ιατρεία & κλινικές
Καλύπτεται αυτόματα η βάση του ιατρικού λογισμικού;
Όχι. Η βασική υπηρεσία καλύπτει τα συμφωνημένα αρχεία και φακέλους. Η βάση μιας ιατρικής εφαρμογής απαιτεί ξεχωριστή αξιολόγηση με τον προμηθευτή ή τον τεχνικό της, ώστε το αντίγραφο να είναι συνεπές και να υπάρχει επαληθεύσιμη διαδικασία επαναφοράς.
Πώς δοκιμάζεται μια επαναφορά χωρίς να εκτίθενται δεδομένα υγείας;
Η δοκιμή ορίζεται με το ελάχιστο αναγκαίο δείγμα, περιορισμένους συμμετέχοντες και ελεγχόμενο προορισμό. Καταγράφεται αν τα συμφωνημένα αρχεία επανήλθαν και άνοιξαν σωστά, χωρίς να αντιγράφονται ευαίσθητα δεδομένα σε γενικόχρηστο χώρο ή να διευρύνεται άσκοπα η πρόσβαση.
Πρέπει οι εικόνες, οι γνωματεύσεις και τα διοικητικά έγγραφα να έχουν την ίδια προτεραιότητα;
Όχι απαραίτητα. Η κλινική συνέχεια μπορεί να απαιτεί πρώτα τα ενεργά ιστορικά και τις πρόσφατες εξετάσεις, ενώ οικονομικά ή παλαιότερα διοικητικά αρχεία μπορούν να ακολουθήσουν. Οι κατηγορίες, οι χρόνοι και τα δικαιώματα επαναφοράς συμφωνούνται γραπτώς μετά από αξιολόγηση του πραγματικού συστήματος.
Η Λύση
Πώς το καλύπτει η ArvaSafe
- Η προστασία ιατρικών συστημάτων και ειδικών κατηγοριών δεδομένων απαιτεί ξεχωριστή τεχνική, συμβατική και ιδιωτικότητα αξιολόγηση πριν από την ενεργοποίηση
- Το ακριβές πεδίο, οι κατηγορίες δεδομένων και η περίοδος διατήρησης καθορίζονται γραπτώς στο Έντυπο Παραγγελίας
- Τυχόν αμεταβλητότητα και δοκιμή επαναφοράς εφαρμόζονται μόνο όπως έχουν συμφωνηθεί γραπτώς
- Η ArvaSafe τεκμηριώνει μόνο τα μέτρα της υπηρεσίας που έχει πράγματι συμφωνηθεί
Πηγές
Επίσημες αναφορές
Σχετικοί κλάδοι
Συγκρίνετε ανάγκες τεκμηρίωσης και επαναφοράς
Κάθε κλάδος έχει διαφορετικό φάκελο εργασίας, δικαιώματα πρόσβασης και σειρά επαναφοράς.
Λογιστικά ΓραφείαΝ.5104/2024, myDATA, e-τιμολόγηση και πότε μπορεί να δικαιολογείται διατήρηση πέρα από την πενταετή βάση.ΣυμβολαιογράφοιΧαρτιά βιβλία καταργήθηκαν τον Μάιο 2024, τώρα κάθε συμβολαιογραφική πράξη ζει ψηφιακά, εσαεί.Ασφαλιστικά ΓραφείαΝ.4583/2018, τεκμηρίωση αναγκών πελάτη, αρχεία συμβολαίων και αυξημένη προστασία για δεδομένα υγείας και ζημιών.Δικηγορικά ΓραφείαΤο δικηγορικό απόρρητο (Ν.4194/2013) γίνεται τεχνική απαίτηση όταν συνδυάζεται με το Άρθρο 32 GDPR.